瑶海区会议策划公司 合肥来意文化传媒有限公司

成功的会议离不开成功的会议策划与管理，在各种资源的基础上将会议活动的各个环节恰如其分地联系起来，是会议组织者面临的重要问题。
会议策划都有哪些特点：
1、目的性：既然会议本身就是“因亊而(集）会、因亊而议(讨论产的，那么,为会议而做的会议策划自然要根据会议目的、针对会议目标而展开筹划活动；
2、预测性：策划在计划之先,计划又在行动之前•因此，策划具前膾性。它是基于对未来亊情作出较为科学的可行性预测的基础上制订的,具有不确定性《或者称“风脸”)；
3、科学性：策划是建立在科学基础之上的预测和筹划，它不是某人的突发奇想，更不是谁的率性而为，人们在策划时要通过充分的调査研究、多方的了解比较、全面的概括总结,然后才能作出较为科学的预测；
4、可搡作性：周密严谨的策划能快速付请行动,人们有条不紊地开展各项工作。

会议策划主要以会议主题策划、内容策划、流程策划、亮点环节策划、舞美设计策划等；而会议服务则主要是根据策划方案提供相对应的服务，例如场地选择、交通安排、签到**、接待、住宿、餐饮、礼品、会场布置、设备租赁、搭建、等主要工作，两者从工作范围上讲，同属会议承办中的两大部分，各有侧重但紧密相连。
关于会议策划和会务服务的区别，两者是相互配合和前后呼应的工作，只有两者工作都做好了，才能**会议活动顺利开展，下面就介绍下如何才能的举办一场会议活动，具体如下：
1、会议前的策划和细节执行
汇总参会人员信息，落实参会时间。根据职务大小，排好嘉宾水牌。准备好会议接待，准备茶水、会议资料，安排用餐和住宿。准备好宣传横幅、手册、海报等会议主题宣传资料。
另外设备仪器如麦克疯等一定要调试好，另外准备好备用一套应急。参会人员做好签到，安排礼仪做好会场就座指引。
2、会议期间的执行
主持人的工作很重要，开场白和人员介绍不能出错，这很重要。其他与上面内部会议基本一致，如会议时间长，需要适当暂停休息。对于主题的研讨会，应留有提问和讨论的环节。安排人员照相，以便留档。

会前筹划：
1：会议的时间、地点、参会人员的确定；
2：会议的内容、报到地点、要求等；
3：联系酒店、会议室、餐饮安排，会议资料的准备、会议设备的准备，会议场地的置；
4：会议预算的确定
5：如何通知与会人员参加会议，并统计交通线路
成都会议服务
会中准备：
1：设立签到处，安排接待人员
2：确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常
3：确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者
4：灯光、音响效果，室内温度等调节
5：中场休息的安排
6：安排专人负责带领与会人员前往各处（厕所、餐厅等）
会后收尾：
1：安排专人负责与酒店结账，并安排专人送与会者离开
2：收拾会议物品，避免遗漏
3：整理会议记录，总结会议纪要，分析会议的不足之处
会议策划的注意事项：
统计参会人员表格：姓名、电话
签到表：姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注
到达时刻表：姓名、电话、路径、班次、时间
房间安排：姓名、电话、性别、时间
订票：姓名、电话、、人数
会议策划的内容必须要全，也必须要密，无论大小事情或细节都需要安排周到细密，才能保证会议的顺利。

会议策划需要注意哪些地方：
1、调研阶段：常言道，没有调查就没有发言权，不仅是会议活动，任何活动的策划都要行调查。调查的内容包括：国家有关这类活动的法律法规，主题的选择，公众关心的问题，活动的时间和地点是否适宜等。调查阶段也可以确定会议的主要议题，并作为会议活动的核心和重点，在以后的策划中处处**这一议题，这样的会议活动策划就更具有统一性；
2、设计阶段：研究阶段准备得越充分，设计阶段的工作就越*，因为这一阶段主要是对研究结果进行分析总结，并加入灵感和创意，设计整个会议活动，包括流程、会场布置等。常用的方法有头脑风暴、垂直思维、水平思维等，要注意集思广益，不要随便否决别人的建议。对于合适的想法，也可以用5W1H的方法提问，让这些想法与会议活动的主题目标一致。当然，创意也需要可行性，这也需要提前评估，比如资源是否可行，包括资源、人力资源、财务资源等。以会议活动的入场签到环节为例，可以使用大屏幕互动签到系统。客人扫描代码可以完成签到，速度快，准确传统纸质签到不同，创意感强；
3、协调阶段：活动策划中有很多需要协调的因素，包括场地，人员，时间，协调等等。特别是在大型会议活动的策划方面，需要多方面的协调，这就要求策划人员要有良好的心态，以积的心态去协调各种因素；
4、评估阶段：它是会议活动策划的阶段，一般是在活动结束后，还要运用问卷调查或电话等方法，了解会议参与者、策划者和其他角色对会议活动的看法。如时间充裕，也可举行复盘会议。适时地总结不足，吸取教训，才能不断提高会议活动策划能力，为下次活动的策划做好准备。
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