蚌埠会议策划搭建公司 合肥来意文化传媒有限公司

良好的会议策划是会议成功的步，一个能够令与会者带着满意离开的会议，必定是一个策划周密的会议。会议策划过程中年有三个要素，即会议目标、与会者和会议方案。
会议策划主要以会议主题策划、内容策划、流程策划、亮点环节策划、舞美设计策划等；而会议服务则主要是根据策划方案提供相对应的服务，例如场地选择、交通安排、签到**、接待、住宿、餐饮、礼品、会场布置、设备租赁、搭建、等主要工作，两者从工作范围上讲，同属会议承办中的两大部分，各有侧重但紧密相连。
关于会议策划和会务服务的区别，两者是相互配合和前后呼应的工作，只有两者工作都做好了，才能**会议活动顺利开展，下面就介绍下如何才能的举办一场会议活动，具体如下：
1、会议前的策划和细节执行
汇总参会人员信息，落实参会时间。根据职务大小，排好嘉宾水牌。准备好会议接待，准备茶水、会议资料，安排用餐和住宿。准备好宣传横幅、手册、海报等会议主题宣传资料。
另外设备仪器如麦克疯等一定要调试好，另外准备好备用一套应急。参会人员做好签到，安排礼仪做好会场就座指引。
2、会议期间的执行
主持人的工作很重要，开场白和人员介绍不能出错，这很重要。其他与上面内部会议基本一致，如会议时间长，需要适当暂停休息。对于主题的研讨会，应留有提问和讨论的环节。安排人员照相，以便留档。

会议策划过程中需要注意的细节：
1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”;
2、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需制作，您还得与印刷厂商协商处理)；
3、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费；
4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益；
5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定；
6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度；
7、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和设备)，确保万无一失；
8、 报到结束后，及时通知会议承办方准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦；
9、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数；
10、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清；
11、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间；
12、 做好会议期间的协调工作；
13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。

会议策划不是简单的文字内容加图片，它是必须要根据会议召开的目的，借助于一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思，做会议策划是为了达到终的会议效果。一份好的会议策划，一定是对会议的执行方案有深入的思考和研究，具有现实可行性。
会前筹划：
1：会议的时间、地点、参会人员的确定；
2：会议的内容、报到地点、要求等；
3：联系酒店、会议室、餐饮安排，会议资料的准备、会议设备的准备，会议场地的置；
4：会议预算的确定
5：如何通知与会人员参加会议，并统计交通线路
会中准备：
1：设立签到处，安排接待人员
2：确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常
3：确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者
4：灯光、音响效果，室内温度等调节
5：中场休息的安排
6：安排专人负责带领与会人员前往各处（厕所、餐厅等）
会后收尾：
1：安排专人负责与酒店结账，并安排专人送与会者离开
2：收拾会议物品，避免遗漏
3：整理会议记录，总结会议纪要，分析会议的不足之处
会议策划的注意事项：
统计参会人员表格：姓名、电话
签到表：姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注
到达时刻表：姓名、电话、路径、班次、时间
房间安排：姓名、电话、性别、时间
订票：姓名、电话、、人数

会议策划需要注意哪些地方：
1、调研阶段：常言道，没有调查就没有发言权，不仅是会议活动，任何活动的策划都要行调查。调查的内容包括：国家有关这类活动的法律法规，主题的选择，公众关心的问题，活动的时间和地点是否适宜等。调查阶段也可以确定会议的主要议题，并作为会议活动的核心和重点，在以后的策划中处处**这一议题，这样的会议活动策划就更具有统一性；
2、设计阶段：研究阶段准备得越充分，设计阶段的工作就越*，因为这一阶段主要是对研究结果进行分析总结，并加入灵感和创意，设计整个会议活动，包括流程、会场布置等。常用的方法有头脑风暴、垂直思维、水平思维等，要注意集思广益，不要随便否决别人的建议。对于合适的想法，也可以用5W1H的方法提问，让这些想法与会议活动的主题目标一致。当然，创意也需要可行性，这也需要提前评估，比如资源是否可行，包括资源、人力资源、财务资源等。以会议活动的入场签到环节为例，可以使用大屏幕互动签到系统。客人扫描代码可以完成签到，速度快，准确传统纸质签到不同，创意感强；
3、协调阶段：活动策划中有很多需要协调的因素，包括场地，人员，时间，协调等等。特别是在大型会议活动的策划方面，需要多方面的协调，这就要求策划人员要有良好的心态，以积的心态去协调各种因素；
4、评估阶段：它是会议活动策划的阶段，一般是在活动结束后，还要运用问卷调查或电话等方法，了解会议参与者、策划者和其他角色对会议活动的看法。如时间充裕，也可举行复盘会议。适时地总结不足，吸取教训，才能不断提高会议活动策划能力，为下次活动的策划做好准备。
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